客服不是公司的边缘团队,而是公司与用户之间

有人认为客服是公司里的边缘团队,在我看来,客服是公司里不容忽视的团队。他们离用户近,能听到用户真实的声音。他们绝不是接接电话打打杂的小角色,也不是接受用户吐槽甚至谩骂的受气包,不是公司里可有可无的边缘人。客服连接用户与产品、运营、技术、销售……在公司里是一个中间角色。
一个典型客服中心的双面身份
一般而言,客服团队在公司里拥有双面身份。
 
 
对外:他们面向用户——为用户提供服务咨询、收集用户意见和反馈(以优化产品)、对用户进行售前消费引导和售后服务支撑。
 对内:他们也承担 4 种角色:发现线上 bug 并跟进、收集功能优化建议、丰富用户档案体系,支撑市场公关工作。


 具体而言,客服中心在一家公司的定位取决于每家公司的业务模式。
 
一个客服可以承担多种功能,没必要为了让业务界线清晰,让一部分人专门负责售前,另一些人专门负责售后。业务清晰的好处在于职责明确,坏处在于各家自扫门前雪,不是我的事我就不管。
 
客服在业务体系中发挥的作用:
 
支撑市场公关工作。当市场部或公关部做 C 端活动或产品调研,比如首单优惠、会员分享会,初由业务部门主导。等到活动发布,客服团队就开始行动,提供面向用户的活动信息咨询服务。这要求客服了解市场公关工作。
 
丰富用户档案体系。用户在线咨询或预约上门服务等等时,可能没有在平台上留下各种偏好等资料。客服可以与用户沟通,在后台完善用户档案。
 
收集优化建议。公司内部员工因为太了解产品流程,做产品测试时不容易犯用户可能犯的错误,很难真实模拟用户。此时,客服就成了重要的优化建议信息来源。比如,客服接到用户的电话咨询:产品介绍上的这个功能我没看懂,这个服务到底包不包含……客服再把相关问题反馈给产品部门,由他们来优化产品介绍和功能展示。
 
如何搭建客服体系?
 
定位确定之后,接下来怎么做?
 
Step 1 : 细化岗位需求。
 
岗位需求根据客服团队所需承担的职能确定,人员数量根据业务量确定。一般而言,与用户关系密切的客服需求是在线咨询、上门接待、电话客服,其次是资料审核、留言回复、信息安全的保障。
 
 
 
因业务和模式不同,不同公司的客服需求也会有差异。比如,世纪佳缘有个重要的客服团队——网络安全团队。他们负责用户的信息安全,和交友中的骗子、酒吧托儿等人斗智斗勇。
 
对客服的招聘和培训主要看公司的业务需要。
 
如果客服团队人数多,加上客服团队流动性较大,可以在HR 团队里单独拎出一个客服招聘团队,或在客服团队内部组建专门的招聘小组,进行频繁的笔试、面试、入职、离职等工作。
 
Step 2 :细化人员配置、设备配置以及平台支撑
 
人员配置指需要多少人,设备配置指交换机、设备人员补充、电话之类。平台支撑指我们是否需要为客服做一套中控系统,还是现有系统就符合要求。
 
 
 
决定客服人员配置及设备配置的,主要是如下 6 个因素:
 
1、客户群体数量。客户多客服就多。
 
2、外部需求数量。这决定你需要一个呼叫中心,还是正常客服团队。
 
3、专业要求高低。这对客服能力要求、招聘客服的职位描述都有所不同。
 
4、实时性要求高低。举打车软件的例子,相比 Uber,滴滴对客户服务的即时性要求较高,因此有客服电话。而 Uber 只提供了邮件沟通这个渠道,回复未必及时。因此,如果你希望用户有问题随时能找到我,同时需要在线咨询和电话客服;如果对实时性要求不高,在线客服、留言反馈就可以。
 
5、客服的工作时间要求。多数岗位的客服都是 7×24 小时的,因此至少一天要排 3 班,每周至少余出一个班才能倒过来。
 
6、业务耦合度高低。如果耦合度不高,比如客服只提供咨询服务,用微信号等方法就可以提供 24 小时咨询,无需与大后台建立联系;如果客服的工作跟业务耦合度非常高,比如客服需通过相关系统帮助用户进行下单、取消订单等操作,建议自建第三方平台或做接口,给客服提供相应功能。
 
Step 3 :明确岗位在业务流程中的角色
 
产品上线、数据分析、现有业务评估、产品改进……客服在不同的业务流程中扮演不同的角色。
 
以非付费类的产品为例,上线了新产品或新功能,从发布到后期不断新迭代,整个流程可以分为两个阶段。
 
 
 
一个阶段是洞察,客服的角色主要是:
1,产品咨询/信息采集,业务组通过电话、在线、接待团队接受用户咨询、解答疑问,对产品的意见和建议进行采集;
 
2,信息/数据的整理和分析,进行 BUG 收集等工作,并把信息和反馈提交给相关的产品或运营团队,进行初步分析;
 
第二个阶段执行,客服的角色主要是:
1,产品上线前,培训组或业务组对客服进行业务并及时新产品 FAQ;
 
2,产品上线后,客服团队进行反馈和跟踪,复现情况搜集。
 
Step 4 :确定客服岗位所需的流程
 
确定两到三个月的工作流程。每个公司根据业务不同,工作流程不尽相同,总体而言,下面四个方面比较重要:
 
 
 
一,确定部门组织结构。总结构由客服的关键岗位和人员配置决定。比如,2 位电话客服,1 位在线客服,再加一个客服小组长带领手下的三个人。如果在线客服 10 个人,电话客服 20 个人,可能两个组各需要一个 Leader,整个客服团队还需要一个大 Leader。
 
第二,划分各个岗位的工作职责。做什么、担任什么角色、起什么作用。
 
第三,把用户的每个需求点都计划出来,变成可执行的工作流程。从接到用户请求到完成服务的整个过程,用流程图标出客服需要做哪些事。
 
比如,用户借助客服进行人工下单,客服要问出哪些信息,在什么平台上如何操作,在什么地方报错,什么样的提示代表下单成功,用户要退款,客服要知道怎么核定,怎么进行退款申请,在退款申请的过程中还会涉及到哪些部门,这些部门会什么时间点进行处理,一切都需要一清二楚。
 
第四,通过业务培训文档、知识库,对业务进行详尽描述。衍生出来要做的是 FAQ——用户可能问的问题和话术。客服解答用户疑问时,不能把知识库的东西直接搬过来,需要一些引导,例如当用户体验产品时出现异常情况情绪急躁,客服先要进行安抚。
 
当业务有变化,或发现有些用户问题客服团队解释不了时,客服管理者就要及时新 FAQ。
 
所有流程全都确定后,才做后续的培训和上岗工作。
 
以上主要是一个客服岗内部的工作流程,对于跨部门的协作流程,比如工单的流转,会涉及到其他部门的合作处理,也需要详尽的流程规范。
 
客服部门的管理
 
 
 
一个常见的客服管理方式是利用日常表单,如上图。
 
1. 品控和质检
 
客服是公司形象在用户心中的传递者和塑造者,工作质量的控制格外重要。品控主要靠绩效制度来保证。
 
在我看来,客服体系品控的基础是员工主管连坐制度和首问责任制。当员工出了问题,主管也受到相应惩罚,能刺激主管有效解决员工问题并把员工培训到位。首问责任制,是指当用户有问题问到你,即便你不是专业的问题回答者,也要把问题跟到后,哪怕你把问题转给其他人,也需要确保这个人为用户做出完美解答。
 
 
 
常见的品控手段包括事前的培训和考核机制的确定、工作过程中的抽查、对已完成工作的工作记录核查以及对员工的投诉处理。
 
对新员工的培训包括岗位培训和客服价值观培训。培训和考核贯穿客服整个工作的生命周期。
 
2. 员工离职率
 
对于电话客服组、质检组和其他所有组,员工离职率对主管而言都是个重要的考核标准,因为客服的流动率较高。
 
如果客服也承担的售前任务,会跟销售对接,在绩效考核时边界要清晰,明确给客服提成的所有情况。如果边界模糊,是否把潜在用户推给销售,他的收入一个样,他可能多一事不如少一事。如果推给销售能多挣 100 块钱,则容易推动。要靠制度给他们相应的行为引导。
 
如何激励客服?
 
在 KPI 制定和激励机制上,对客服讲愿景基本没有用,他们关心这个月能发多少奖金;在奖牌、奖杯和 50  块现金之间,他们愿意选后者。
 
3. 中层管理者的 360 度评价
 
评价标准包括综合评价、管理能力、团队协作以及沟通表现和意见建议等几个角度,以有效提升客服中层管理者的水平。对于中层管理者同级员工,同级组长给你评价,下级小组成员给你评价,上级领导给你评价,外面协作部门给你评价。通过综合打分,能发现问题。
 
 
 
 
滴水穿石
非一日之功
 
客服体系的搭建并非一日之功,它会不断优化,包括降低风险、提升用户体验等,争取做到目标细化、找准方向和重点;数字化、可衡量;分步骤确定执行方案。
 
 
 
客服解决问题的能力就是公司解决问题的能力;
 
客服解决问题的效率则是公司运转效率的体现!
 

上石 - 电商4A 专注电商营销推广与电商视觉设计,为客户提供全方位的电商品牌服务。
公司聚集了一批专业的电商精英,为我们的客户提供一流的电商服务。公司凭借雄厚的技术实力和优良的服务品质,为数千家企业成功提供了卓有成效的整套电子商务解决方案,为此公司赢得了客户广泛的赞誉。
旗下潢川电商知识分享平台,主要以分享电商运营视觉策略这方面的内容。承诺我司搭建这个平台无任何付费。只为潢川人提供一个了解电商了解互联网的平台。我们希望我们是您成功路上的垫脚石。愿上石与您一起为我们大潢川繁荣昌盛而努力。

 

 如果您有任何疑问或需要了解可以加我微信:13501347155

上石 - 电商4A 专注电商营销推广与电商视觉设计,为客户提供全方位的电商品牌服务。
公司聚集了一批专业的电商精英,为我们的客户提供一流的电商服务。公司凭借雄厚的技术实力和优良的服务品质,为数千家企业成功提供了卓有成效的整套电子商务解决方案,为此公司赢得了客户广泛的赞誉。

潢川在线电商知识分享平台,主要以在线分享潢川电商运营电商美工视觉策略这方面的内容。承诺我司搭建这个平台无任何付费。只为潢川人提供一个了解电商了解互联网的平台。
成功从来都不是独行,我们愿一路相伴。上石与您一起为我们大潢川繁荣昌盛而努力。
相关推荐
新闻聚焦
猜你喜欢
热门推荐
返回列表
Ctrl+D 将本页面保存为书签,全面了解最新资讯,方便快捷。